Comment choisir son outil de gestion des notes de frais ?

Les notes de frais sont des documents justificatifs qui permettent à un employé de se faire rembourser pour des dépenses professionnelles effectuées dans l’intérêt de son employeur. Ces papiers sont très importants et il faut savoir les gérer. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un outil de gestion de notes de frais.

Afin de faire un choix avisé en termes d’outils, il faut tenir compte de plusieurs critères essentiels. Découvrez ici quelques éléments qui vous permettront de choisir votre outil de gestion de notes de frais.

Définir vos besoins

La première étape pour pouvoir choisir un outil de gestion de notes de frais est de définir vos besoins. En effet, la mise en place de l’outil de gestion doit pouvoir régler des problèmes précis. Vous devez donc en amont recenser tous les types de problèmes de votre entreprise qui sont liés aux notes de frais.

Cela vous permettra d’établir les fonctionnalités essentielles que doit posséder l’outil de gestion. Ainsi, vous pourrez aisément gérer les notes de frais de vos employés. De plus, cette étape vous aidera à établir la stratégie à utiliser pour la gestion des notes de frais.

Tenir compte de la mobilité de l’outil

Le second élément dont il faut tenir compte pour pouvoir choisir un outil de gestion de notes de frais est la mobilité. En effet, vous devez être sûr que l’outil que vous aurez choisi puisse servir à l’ensemble de l’entreprise. Les employés en déplacements doivent pouvoir l’utiliser aussi bien que ceux restés dans les locaux.

Pour cette raison, l’outil de gestion se doit d’être fourni avec un système connecté et mobile utilisable depuis n’importe quel endroit. D’autre part, la mobilité permet également de traiter les données en temps réel, ce qui facilite la communication au sein de l’entreprise.

Prendre en compte le coût et la législation

Les derniers critères qu’il faut prendre en compte sont le coût et la législation. Il est important de prendre en compte le coût de l’outil de gestion pour éviter de faire de grosses dépenses.

En effet, l’outil de gestion comme tous les équipements d’une entreprise doit pouvoir être amortissable. Vous ne pouvez pas dépenser des sommes astronomiques pour acquérir un logiciel qui ne vous permettra pas de gérer convenablement les notes de frais en les optimisant.

Par ailleurs, avant de faire votre choix, vous devez vérifier que l’outil de gestion vous permet de respecter la législation couvrant les notes de frais. Cela vous évitera de vous exposer au risque de redressement fiscal en cas de contrôle.