5 conseils pour l’organisation d’une conférence en ligne

La mise en place d’une conférence en ligne peut être un défi. Il y a beaucoup de choses à organiser et à mettre en place avant le grand jour. Vous devrez également prévoir les imprévus et ne pas vous laisser déconcerter par les surprises.

Voici 5 conseils pour organiser une conférence en ligne.

• Déterminer les fuseaux horaires

Il ne sera pas possible de satisfaire tout le monde en ce qui concerne la date de la conférence, y compris les sessions individuelles.

Pour certaines personnes, ce sera trop tôt. Pour d’autres, l’événement commencera trop tard. Et puis il y a la zone parfaite pour les personnes qui trouvent le timing parfait.

Pensez à l’endroit où se trouve la majorité de vos clients ou, si la conférence vise principalement de nouveaux clients potentiels, à l’endroit où ils se situent (si c’est différent). Veillez à ce que les discours et les discussions de groupe importantes se déroulent à des heures qui conviennent le mieux à la majorité des participants virtuels.

• Innover avec le contenu de la conférence

Il est important de faire preuve d’innovation en ce qui concerne les intervenants invités, les sujets de discussion, etc.

Lorsque la conférence en ligne sera en terrain connu, il sera beaucoup moins important pour les personnes d’y assister virtuellement. Même si elles n’ont pas besoin d’organiser leur voyage et de dépenser énormément d’argent pour assister à la conférence dans une autre ville, elles attachent de l’importance à leur temps.

Envisagez également d’avoir un thème pour la conférence afin de raconter une histoire à travers une série d’événements planifiés ou de vous appuyer sur un sujet général avec des intervenants spécialisés dans ce domaine. En définitive, offrez quelque chose que les autres conférences n’offrent pas.

• Choisir la plateforme de conférence avec soin

Certaines plateformes de conférence et solutions logicielles sont parfois difficiles à utiliser et les participants ont du mal à se connecter et à participer.

D’autres ont moins de fonctionnalités, mais facilitent la gestion des présences virtuelles et fonctionnent bien sur différents systèmes informatiques et vitesses de connexion.

Veillez à ce que les fonctionnalités soient suffisantes pour faire ce qui est nécessaire, sans que la gestion ou le déroulement des sessions des intervenants ne soient trop compliqués.

• Utiliser des caméras de haute qualité

Pour diffuser des conférences en direct et permettre la mise à disposition ultérieure d’enregistrements de qualité HD de la session, il est nécessaire d’utiliser un équipement fiable.

Lorsqu’un flux perd constamment des images, que la qualité vidéo est variable en raison d’ajustements irréguliers de l’éclairage à l’écran ou que le son est terne et difficile à capter, cela peut tout gâcher. Non seulement les participants auront du mal à voir et à entendre ce qui se passe, mais les enregistrements ne seront pas plus clairs non plus.

Utilisez du matériel fiable pour éviter de tels problèmes le jour J. Une Logitech webcam est une option, car c’est une marque qui existe depuis des décennies.

• N’ignorez pas de promouvoir en amont

Les cadres occupés bloquent leur agenda bien à l’avance. Il est donc nécessaire de promouvoir les avantages de la participation à la conférence en ligne des mois à l’avance également.

Connaissez les principaux arguments de vente pour lesquels les cadres voudront participer. Qu’est-ce qu’ils y gagnent ? Apportera-t-elle une valeur ajoutée qui pourra bénéficier directement à leurs intérêts commerciaux ?

Avec une promotion en amont et fréquente, en utilisant la bonne technologie et en veillant à ce que les intervenants invités soient intéressants, les conférences en ligne peuvent être tout aussi fascinantes que les grandes conférences auxquelles les gens doivent se rendre.