3 conseils pour rédiger vos courriers administratifs
Les tâches administratives font partie intégrante de la gestion d’une entreprise, quelle qu’en soit la taille et peu importe le secteur dans lequel elle évolue. De plus, elles sont tout aussi cruciales les unes que les autres parce qu’elles permettent à l’entité de se conformer à la législation française en vigueur et ses objectifs stratégiques. La rédaction de courriers administratifs n’est pas en reste et les contextes dans lesquels une entreprise est amenée à l’opérer sont multiples. Voici trois conseils pour la réussir à tous les coups.
Commencez votre courrier par un objet clair et concis
L’objet vous permet d’indiquer sur quoi porte votre courrier administratif et doit être indiqué au centre ou contre la marge gauche, au-dessus de la formule d’appel. En d’autres mots, il fait office de titre. Bien qu’étant facultative, cette mention se doit de figurer sur l’ensemble de vos lettres et notes administratives pour des raisons évidentes de clarté. Elle permet aux destinataires d’identifier immédiatement et aisément la nature des lettres qui leur sont adressées. C’est pourquoi la grande majorité des gens la prévisualisent avant d’aller plus loin.
Au moment de sa rédaction, assurez-vous qu’il soit le plus clair et concis possible. L’objet d’une lettre doit idéalement tenir sur une ligne et en gras. En clair, vous devez décrire très brièvement le contenu de vos courriers administratifs à l’aide de mots clés choisis méticuleusement. Veillez en plus à ce que l’objet soit percutant. Si vous désirez vous référer à un exemple de courrier administratif avant de vous lancer dans la rédaction, suivez ce lien où vous trouverez de nombreux exemples de lettres types.
Utilisez un langage professionnel tout au long de la lettre
Peu importe l’objet de votre courrier administratif, il est dans votre intérêt d’adopter un langage professionnel tout au long de celui-ci. Le but est bien sûr de faire en sorte que votre lettre puisse mettre en valeur votre professionnalisme et mettre instantanément en confiance les destinataires. Il s’agit de plus de valoriser votre crédibilité. Le langage à utiliser doit toutefois être accessible à tous : vous devez rédiger une lettre que le lecteur puisse comprendre sans qu’il ait à s’y attarder trop longtemps. Bien écrire, c’est faire comprendre à vos destinataires le maximum de choses en leur prenant le minimum de temps. Par ailleurs, faites en sorte que votre courrier administratif respecte l’ensemble des critères suivants :
- respect de la voie hiérarchique ;
- responsabilité et homogénéité ;
- prudence et précision ;
- neutralité et objectivité ;
- clarté et concision ;
- politesse et courtoisie.
Relisez votre lettre pour éviter les fautes de grammaire et les coquilles
Force est d’admettre que les coquilles dans vos courriers administratifs décrédibilisent votre entreprise. Cela dit, avant d’envoyer chaque lettre, prenez le temps de la relire méticuleusement afin d’identifier les éventuelles fautes de syntaxe, d’orthographe et de grammaire. Au cas où vous auriez des doutes, faites intervenir quelqu’un d’autre qui se chargera de vérifier à son tour vos écrits. Parfois, il arrive qu’à force de travailler sur un courrier administratif, vous ne voyiez plus vos fautes. Il convient ensuite de vous assurer que la mise en page est impeccable. Elle doit notamment inciter à la lecture et créer une impression de confort et de clarté.
